Как выбрать клининговую компанию для бизнеса

Выбирая клининговую компанию для бизнеса, сравнивайте подрядчиков по четырём пунктам: состав работ на объекте, исполнители, устройство контроля, условия договора. Цена идёт следом. Два предложения с одинаковой суммой могут отличаться объёмом работ вдвое, разницу показывает только перечень работ.

Статья адресована тем, кто заказывает регулярную уборку офиса, магазина, склада или другого нежилого объекта в Казахстане и должен обосновать выбор руководителю.

Почему списки «лучших клининговых компаний» мало помогают

Рейтинги и подборки в интернете редко объясняют, по каким признакам отобраны компании. Закупщик получает названия без сведений о работе с юридическими лицами. Разовая уборка квартиры и ежедневное обслуживание объекта по договору устроены по-разному: другие люди, другой график, другие документы.

Поэтому список компаний годится только как отправная точка. Дальше каждую проверяют самостоятельно: по документам, осмотру объекта и ответам на прямые вопросы.

Критерии выбора подрядчика

Опыт на объектах вашего типа

Склад убирают иначе, чем офис, зал ресторана иначе, чем торговую галерею. Спросите, какие объекты вашего типа компания обслуживает сейчас, и попросите контакт для рекомендации. Хороший знак: менеджер сам задаёт вопросы про покрытия, проходимость, часы работы, пропускной режим.

Осмотр до расчёта

Честную цену регулярной уборки по телефону назвать нельзя. Подрядчик должен приехать, пройти по помещениям, посчитать санузлы, посмотреть полы и остекление. Если расчёт прислали без осмотра и без вопросов, в нём заложен запас или урезанный объём работ.

Кто будет работать

Узнайте, в штате ли сотрудники или их набирают под заказ по объявлениям. От ответа зависит, кто отвечает за человека на объекте, кто выйдет на замену при болезни и как быстро. Уточните про проверку документов при найме, обучение работе с техникой и средствами.

Техника, инвентарь и расходные материалы

Выясните, какие позиции привозит подрядчик, какие остаются на заказчике. Туалетная бумага, бумажные полотенца, мыло, мешки для мусора за год складываются в заметную сумму. Одно предложение включает расходные материалы, другое выставляет отдельным счётом по факту.

Контроль качества

Спросите, кто проверяет уборку после смены, какие действия следуют за замечанием. Нормальный ответ называет три вещи: кто принимает жалобу, срок устранения, за чей счёт. Фото или видео после уборки удобны при ночной уборке и уборке до прихода сотрудников.

Документы для бухгалтерии

Подрядчик должен работать по договору, ежемесячно выдавать акт выполненных работ и счёт-фактуру. Заранее уточните, плательщик ли он НДС: от этого зависит сравнение сумм в предложениях.

Вопросы подрядчику до договора

Задайте вопросы всем участникам отбора, ответы запишите в одну таблицу.

1. Какие работы входят в ежедневную уборку, какие выполняются реже? Попросите перечень по зонам с периодичностью.
2. Сколько человек выйдет на объект, в какие часы?
3. Что входит в цену: персонал, техника, моющие средства, расходные материалы для санузлов?
4. Кто выйдет на замену, если сотрудник заболел или ушёл в отпуск?
5. Кто и как проверяет результат? Как подать замечание и когда его устранят?
6. Может ли цена измениться в течение срока договора, по какой причине?
7. Кто отвечает за испорченное имущество и как фиксируется ущерб?
8. Как расторгнуть договор и за сколько дней нужно предупредить?
9. Какие работы считаются дополнительными и как они оплачиваются?
10. Есть ли действующие клиенты, которым можно позвонить?

Если на половину вопросов отвечают общими словами, с таким подрядчиком будет трудно и во время работы.

Что проверить в договоре

Коммерческое предложение ни к чему не обязывает. Обязывает договор с приложениями.

• Перечень работ с периодичностью оформлен приложением, подписан обеими сторонами. Фраза «комплексная уборка помещений» без перечня не даёт оснований для претензии.
• Указаны адрес, площадь, зоны уборки. Понятно, как пересчитывается цена при изменении площади.
• Цена названа в месяц, описан состав цены, прописан порядок изменения.
• Описана приёмка: кто подписывает акт, в какой срок, как оформляется мотивированный отказ.
• Назначен срок устранения замечаний, последствия просрочки.
• Распределена ответственность за имущество, ключи, пропуска.
• Прописаны срок действия, продление, порядок расторжения.

Подробный разбор каждого пункта содержит отдельная статья про договор на уборку помещений.

Признаки ненадёжного подрядчика

Один признак из списка ещё не приговор. Два-три сразу дают повод отказаться.

• Цена названа сразу, без осмотра объекта, без вопросов о графике.
• Цена заметно ниже остальных предложений, объяснить разницу менеджер не может. Обычно экономят на числе людей, часах работы, расходных материалах.
• Предложение содержит только общую сумму, перечня работ нет.
• Предлагают работать без договора, за наличные без документов.
• Не могут назвать ни одного действующего клиента.
• Вопрос о замене сотрудника получает ответ «решим по ситуации».
• Обещают непроверяемое: «уберём идеально», «лучшее качество в городе».
• Договор составлен в пользу исполнителя: сроков устранения замечаний нет, расторжение возможно только с большим штрафом.
• Реквизиты договора расходятся с реквизитами для оплаты.

Как сравнить предложения

Приведите предложения к одному виду. Отправьте участникам одинаковое задание: площадь по зонам, число санузлов, график работы объекта, желаемая периодичность, кто покупает расходные материалы. Тогда ответы можно сравнивать построчно.

Дальше посчитайте полную сумму в месяц по каждому предложению. К цене уборки добавьте всё, что подрядчик выставит отдельно, и собственные закупки. Сравнивайте именно полные суммы.

Полезно попросить пробный период. Месяц работы на объекте покажет больше любой презентации: приходят ли люди вовремя, как быстро реагируют на замечания, приносят ли документы в срок.

Чек-лист перед подписанием

1. Подрядчик осмотрел объект, задал вопросы о графике и покрытиях.
2. Получен перечень работ по зонам с периодичностью.
3. Цена указана в месяц, с расшифровкой состава.
4. Понятно, кто покупает моющие средства, расходные материалы.
5. Известно число сотрудников, часы работы.
6. Получен ответ о замене: кто выходит, когда.
7. Описан контроль качества, срок устранения замечаний.
8. Договор содержит приёмку, ответственность за имущество, условия расторжения.
9. Подрядчик выдаёт акт выполненных работ и счёт-фактуру.
10. Получена минимум одна рекомендация действующего клиента.
11. Реквизиты договора и счёта совпадают.

Если по какому-то пункту ответа нет, задайте вопрос ещё раз письменно. Письменный ответ потом прикладывают к договору.

Коротко

Клининговую компанию выбирают по перечню работ, людям, контролю, договору. Цену смотрят в последнюю очередь, после приведения предложений к одному объёму. Осмотр объекта до расчёта, письменный перечень работ отсекают большую часть случайных исполнителей.

«ЭКО чистка» работает с юридическими лицами в Алматы и Астане по договору на год и более. Перечень работ, фиксированную цену, порядок устранения замечаний записываем в договор, после уборки присылаем фото- или видеоотчёт. По чек-листу можно проверить и нашу компанию.